L’importance de la communication écrite

Autrefois, j’avais du mal avec la communication écrite. Je l’évitai un maximum or j’ignorai que c’était un art qui devait être maîtrisé dans les relations professionnelles.

Avec le temps j’ai appris et me suis amélioré. Je vous partage ci-dessous deux anecdotes pour lesquelles une bonne communication écrite m’a aidé à gérer des situations compliquées tout en gardant de bonnes relations.

Petites anecdotes sur l’importance de soigner sa communication écrite

J’ai parfois été amené à rédiger des mails difficiles, j’entend par difficile des mails que l’on n’écrit pas sur le quai en attendant son métro. Il s’agit de mails qui requiert une attention et une concentration particulière, chaque phrase doit être pensée, chaque mot pesé pour atteindre l’objectif visé. Ce n’est pas simple et c’est là que doit s’exprimer encore plus votre talent de bon communicant à l’écrit. Dans cet article, je souhaite vous partager deux anecdotes pour illustrer cela.

Communication-écrite

Exemple n°1 de communication écrite réussie

Contexte :

J’étais en mission chez mon client, tout se passait très bien mais en tant qu’indépendant j’anticipais toujours la suite et postulais régulièrement à différentes offres. Je me retrouve donc sollicité par différentes boites et certaines me proposaient même des CDI. C’est le cas de l’entreprise “ABCD”. N’étant pas un fervent défenseur du statut de freelance, j’avais fait mes calculs et j’étais prêt à accepter une offre si le salaire se rapprochait de ce que je percevais en tant qu’indépendant.
Donc « juste pour voir » je me lance dans un long processus de recrutement avec ABCD.
Je rencontre plusieurs interlocuteurs et termine par le chef de l’entité qui me reçoit. Cela se passe très bien et la RH revient vers moi avec une proposition de salaire. Lorsque je prends connaissance du salaire, je suis un peu déçu et préfère rester freelance à ce moment-là.

Néanmoins, je ne souhaite pas expédier mes charmants interlocuteurs « juste » pour de l’argent. Nous nous sommes quand même rencontrés, nous avons discuté, échangés sur les projets et cela s’est étalé sur plusieurs semaines. J’ai pris un peu de temps pour réagir et je vous partage ci-dessous ma réponse :

Ma communication écrite:

Bonjour Madame M,

Je vous avoue que j’ai eu beaucoup de difficultés à me positionner suite à nos échanges.
Votre proposition est une proposition de qualité, je tiens à le souligner et à nouveau à vous adresser mes sincères remerciements pour cette dernière et pour la confiance que vous m’accordez à travers celle-ci.

J’ai longuement échangé au sein de mon client actuel sur mon éventuel départ et des conséquences associées. Les chantiers d’amélioration en cours sont importants et je dois reconnaître que j’occupe malgré moi une place également importante dans ce contexte de transformation.
Aussi, dans ce contexte en mutation, j’ai opté pour la satisfaction de mon client et ai décidé de poursuivre ma prestation à minima pour le 1er semestre 20XX.

Sachez que j’ai pris un réel plaisir à échanger avec chacun d’entre vous au fur et à mesure du processus de recrutement chez … : Madame M, Monsieur L, Madame P et enfin Monsieur O. Je considère ces entretiens comme un investissement et serai heureux de pouvoir si vous êtes toujours intéressés et si le contexte le permet de “ré-ouvrir” dans un avenir proche la page que nous avons commencé à écrire ensemble.

Je reste bien entendu à votre disposition pour tout complément d’information.
Vous souhaitant bonne réception, je vous prie d’agréer mes sincères salutations.

Cordialement,

Ahmed

Exemple numéro 2

Contexte :

Ma deuxième anecdote concerne un échange que j’ai eu avec une commerciale d’une ESN. On me propose alors une mission en freelance mais avec plein de conditions comme si j’étais salarié de cette ESN. C’était hyper contraignant. Elle m’envoie son contrat avec une « charte » contenant pleins d’articles et rédigé par des juristes. C’était horrible : le ton employé, les clauses mentionnées… bref c’était A FUIR !

La commerciale, m’appelle et me propose un rdv dans un café pour échanger sur le process et la mission. Je le sens mal, je considère ces éléments comme des signaux, je reste vigilant (cf concept de l’autorisation ). Toutefois, je reste toujours fidèle à mon principe de « on ne sait pas de quoi demain est fait ». Je décide de décliner l’offre proprement sans dire « cela ne m’intéresse pas » ou pire ne pas donner de nouvelles !

Ne souhaitant pas entrer dans un argumentaire à l’oral, j’ai opté pour de la communication écrite. J’ai donc pris ma plus belle plume et voici ma réponse :

Ma communication écrite :

Bonjour Julie,

J’ai procédé à une deuxième relecture avec beaucoup plus d’attention de la charte et du contrat cadre.
Certains points ont soulevé chez moi de nombreuses questions et sont sujet pour moi à réticence.

En effet, de nombreux paragraphes si je les ai bien compris, entrent en contradiction pleine avec mes valeurs dans ma carte du monde du conseil tel que je le conçois.
Aussi, je suis au regret de vous annoncer que je ne pourrai pas apposer ma signature sur ce document et ainsi en approuver le contenu.
Je suis convaincu Julie que vous accueillerez ceci avec beaucoup de bienveillance.
Ainsi, au vu de ce qui précède je vous propose d’annuler notre rencontre de ce soir qui sera préjudiciable pour les deux parties en termes de temps investi.

J’ai pris plaisir à échanger avec vous et si cela vous convient, restons toutefois en contact.

Je vous souhaite le meilleur.

Ahmed

Laissez-moi en commentaire des exemples de situations pour lesquelles vous souhaiteriez écrire une réponse mais vous ne savez pas comment faire.

Donnez-moi quelques éléments du contexte, votre objectif dans le mail, un peu d’historique et je vous rédigerai un exemple de mail que vous pourrez utiliser.

En complément je vous invite à visionner la vidéo du docteur Katherine Hampsten : How miscommunication happens (and how to avoid it).

Au plaisir de vous lire !

Ahmed

Vous êtes libres de partager !

Ahmed

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